TIETOSUOJASELOSTE

 

  1. Kuvaus tietosuojaselosteesta

Tällä tietosuojaselosteella toteutetaan Ferenda Oy:n, Ferenda Norden Oy:n ja Ferenda Helsinki Oy:n (jäljempänä ”Ferenda”) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) 2016/679 mukainen läpinäkyvä informointi rekisteröidyille 13 ja 14 artiklan mukaisista tiedoista ja 15–22 artiklojen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä ja helposti ymmärrettävässä muodossa.

Yksityisyyden suojaaminen on erittäin tärkeää Ferendalle – haluamme säilyttää henkilötietosi tietoturvallisesti. Tällä sivulla löydät tietoja siitä, kuinka keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi.

Ferendalla henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojailmoituksen ja sovellettavan lainsäädännön, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen (“GDPR”) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten käsittelemme henkilötietoja seuraavissa yhteyksissä:

  • asiakasasiat/asiakassuhteet;
  • verkkosivuillamme käytettävät evästeet;
  • rekrytointiprosessi, ja
  • lakisääteiset tehtävät, kuten rahanpesun torjunta ja asiakkaiden tunnistaminen.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Voit milloin tahansa käyttää seuraavia henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia:

2.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin.

Tämä sisältää mm. oikeuden saada tieto siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, mitä henkilötietoja käsitellään ja mitä varten tietoja käsitellään. Sinulla on myös oikeus pyytää, että virheellisiä tai puutteellisia henkilötietoja korjataan.

2.2 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten tai kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, esimerkiksi asiakassuhteeseen.

2.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Voit myös pyytää henkilötietojesi poistamista, kun jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

  • henkilötietojasi ei enää tarvita tarkoituksiin, joihin ne on kerätty,
  • henkilötietojesi käyttö perustuu antamaasi suostumukseen ja haluat peruuttaa antamasi suostumus
  • käsittely on lainvastaista tai
  • henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Huomaa että toimeksiantoihin liittyvissä tilanteissa salassapitovelvollisuus ja muut lakisääteiset velvoitteet voivat estää meitä luovuttamasta tai poistamasta henkilötietojasi tai muutoin estää sinua käyttämästä oikeuksiasi.

Jos sinulla on valituksia siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi tai haluat lisätietoja, ota meihin yhteyttä milloin tahansa. Meillä on myös laillinen velvollisuus varmistaa, että tietojasi pidetään ajan tasalla. Kehotamme sinua avustamaan meitä noudattamaan tätä velvoitetta varmistamalla, että ilmoitat meille mahdollisista muutoksista ottamalla meihin yhteyttä sähköpostiosoitteeseen oulu@ferenda.fitai helsinki@ferenda.fi

Jos haluat tehdä kansallisen valvontaviranomaisen valituksen henkilötietojesi käsittelystä, voit tehdä sen ottamalla yhteyttä paikalliseen tietosuojaviranomaiseen (Suomessa tietosuojavaltuutettu www.tietosuoja.fi).

 

  1. Mitä henkilötietoja kerätään ja mihin tarkoitukseen?

Ferenda kerää henkilötietoja seuraavien kanavien kautta ja seuraaviin tarkoituksiin:

Toimeksiantojen ja asiakassuhteiden hoitaminen: Keräämme asiakkaidemme tai asiakkaiden edustajien toimittamia henkilötietoja oikeudellisten palveluiden tarjoamiseksi ja toimeksiantojen hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin asiakkuussuhde, sopimussuhde tai oikeutettu etumme ammatillisten palveluiden tarjoajana.

Asianajotoimistona meidän on kerättävä asiakkaan tunnistamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi (kuten rahanpesun torjunta) tarvittavat henkilötiedot. Lisäksi keräämme henkilötietoja, joita tarvitsemme eturistiriitoja koskevien menettelyjen täyttämiseksi Suomen Asianajajaliiton sääntöjen mukaisesti.

Kerätyt henkilökohtaiset tiedot liittyvät asiakkaidemme, heidän edustajiensa tai vastapuoltensa tunnistamiseen, yhteystietoihin ja asiaan liittyviin taustatietoihin. Käyttämämme henkilötiedot ovat esimerkiksi nimiä, henkilötunnuksia, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita ja osoitteita sekä tavanomaisia laskutukseen tarvittavia tietoja.

Käsittelemme jonkin verran myös tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittamia arkaluonteisia henkilötietoja. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on sallittua, mikäli se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä tai hallinnollisessa tai tuomioistuimen ulkopuolisessa menettelyssä.

Keräämme toimeksiantojen hoitamiseksi välttämättömiä henkilötietoja pääasiassa suoraan rekisteröidyiltä sekä julkisista rekistereistä, kuten Kaupparekisteristä. Jossain tapauksissa keräämme henkilötietoja kolmannelta osapuolelta, tällöin rekisteröity on yleensä asiakkaidemme vastapuoli. Tällöin emme salassapitovelvollisuutemme vuoksi erikseen tiedota rekisteröityä hänen henkilötietojensa käsittelystä.

Evästeet: Eväste on tekstitiedosto, jonka ferenda.fi -sivuston palvelin tallentaa käyttäjän kiintolevylle tai mobiililaitteen muistiin. Käyttäjän verkkoselain todennäköisesti hyväksyy oletusasetuksilla evästeet. Selaimen asetuksista käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön tai poistaa evästeet selaimesta palvelun käytön päätyttyä. Ohjeita selaimen asetuksista löytyy selaimen valmistajalta.

Työhakemukset: Saamamme työ- ja harjoittelupaikkahakemukset muodostavat rekrytointirekisterimme. Rekisteri sisältää ainoastaan hakijoiden itsensä toimittamia henkilötietoja, joiden laajuus vaihtelee sen mukaan, mitä hakija pitää rekrytointiprosessissa relevanttina. Käytämme näitä henkilötietoja ainoastaan rekrytointitarkoituksiin.

 

  1. Miten tietoja käsitellään?

Ferenda käsittelee henkilötietoja yksinomaan siinä tarkoituksessa, jota varten ne on kerätty ja edellä kuvattu. Henkilötietoja ei käsitellä enempää kuin on tarpeen tietyn tarkoituksen kannalta. Henkilötietojen säilyttämisessä noudatamme lakisääteisiä säilytysvelvollisuuksiamme sekä Asianajajaliiton suosituksia asiakirjojen säilyttämisestä.

Ferenda on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla henkilötiedot suojataan asiattomilta pääsyiltä. Paperisia dokumentteja säilytetään hyvässä järjestyksessä lukollisissa tiloissa ja toimistojemme tietokoneet ja palvelimet on suojattu asianmukaisesti. Meillä on myös sisäiset toimintatavat henkilötietojen turvalliselle käsittelylle.

 

  1. Onko tietoja siirretty tai luovutettu kolmansille osapuolille?

Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille, ellei se ole välttämätöntä sovellettavan lainsäädännön mukaan tai tarpeellista oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Ferendan käyttämillä palveluntarjoajilla voi olla pääsy Ferendan hallinnoimiin henkilötietovarantoihin, jotta nämä yritykset voivat suorittaa Ferendan pyytämiä palveluita. Nämä yritykset ovat velvollisia noudattamaan Ferendan kanssa solmittuja tietojenkäsittelysopimuksia ja niiden on toteutettava tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi.

 

  1. Missä tietosi käsitellään?

Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään EU/ETA-palvelimissa, eikä viedä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Saatamme kuitenkin joutua siirtämään tietosi EU/ETA- alueelta. Tietosuojan taso EU:n /ETA:n ulkopuolisissa maissa voi olla alhaisempi kuin Euroopan talousalueella tarjottava. Jos näin on, toteutamme asianmukaiset toimenpiteet GDPR:n puitteissa sen varmistamiseksi, että henkilötietosi ovat asianmukaisesti suojattuja. Mikäli henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle tulee ajankohtaiseksi, tiedotamme siitä välittömästi.

 

  1. Ota meihin yhteyttä

Ferenda on henkilötietojen rekisterinpitäjä edellä kuvatuissa tarkoituksissa.

Ferenda Norden Oy
2643848-1
Hallituskatu 11 A 7
90100 Oulu
+358 20 778 9580
Yhteyshenkilö AA Reima Raappana